Công việc hành chính nhân sự là gì? 1 số lưu ý về ngành HCNS

Ngày đăng: 14-07-2022

Taipei101

Nếu bạn là một người đang muốn bước vào ngành hành chính nhân sự, thì bài viết này sẽ cung cấp mọi thông tin mà bạn cần biết cho chặng đường sắp tới. Sau khi đọc hết bài viết này bạn sẽ biết công việc, mức lương, trách nhiệm và cơ hội thăng tiến của mình.

1. Công việc hành chính nhân sự – HCNS là gì?

Đầu tiên khi bước vào nội dung bài viết chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhân viên hành chính nhân sự là gì và một chút kiến thức về hành chính nhân sự.

Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các nguồn lực của một tổ chức, doanh nghiệp. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều thông tin tuyển dụng cho vị trí hành chính nhân sự ở các công ty và cả các tập đoàn lớn. 

Hành chính nhân sự sẽ duy trì và phát triển nguồn lực cho công ty
Hành chính nhân sự sẽ duy trì và phát triển nguồn lực cho công ty

Hành chính nhân sự là vị trí đảm nhiệm chức năng kết hợp giữa hai nhiệm vụ “Hành chính” và “Nhân sự”, tức là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan đến vấn đề thủ tục hành chính của công ty. Một việc nữa của vị trí hành chính nhân sự đó là tổ chức và sắp xếp các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên. 

Bạn có thể bắt đầu với vị trí nhân viên hành chính nhân sự để tích lũy thêm kinh nghiệm, sau một vài năm bạn hoàn toàn có thể trở thành chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự và lên chức quản lý nhân sự. 

2. Công việc hành chính nhân sự làm những việc gì?

2.1. Quản lý hồ sơ, văn kiện, giấy tờ

Quản lý hồ sơ, văn kiện, giấy tờ là một vị trí trong phòng hành chính nhân sự
Quản lý hồ sơ, văn kiện, giấy tờ là một vị trí trong phòng hành chính nhân sự

Sau đây là các việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:

  • Công việc này sẽ bao gồm tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản và tài liệu được chuyển đến công ty. Nhân viên hành chính nhân sự có thể giải quyết chúng trong mức thẩm quyền được chỉ rõ ban đầu, sau đó cần lưu trữ các tài liệu đó vào trong kho dữ liệu của công ty.
  • Tiếp nhận các đơn xin, giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên như giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
  • Theo dõi quá trình thực hiện các văn bản đã được nhận từ trước nhằm đôn đốc các nhân viên hoàn thành đúng hạn.
  • Quản lý các tài liệu liên quan đến tiền lương và chế độ phụ cấp của nhân viên.

2.2. Đảm nhiệm công việc lễ tân

Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự đảm nhiệm công việc lễ tân bao gồm:

  • Tiếp nhận các thông tin giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức chính. Gặp mặt trực tiếp hoặc trao đổi thông qua mạng, điện thoại.
  • Tổ chức sự kiện để tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có event hoặc liên hoan nội bộ.
  • Khi công ty có sự kiện nhân viên hành chính nhân sự – hcns sẽ tham gia tổ chức và tạo ra hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và kết nối nội bộ doanh nghiệp.

2.3. Lưu giữ các cơ sở dữ liệu, hồ sơ lao động nhân sự

 Lưu giữ hồ sơ lao động là công việc chính trong hành chính nhân sự
Lưu giữ hồ sơ lao động là công việc chính trong hành chính nhân sự

Công việc này có thể được gọi tắt là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. 

Nhân viên hành chính nhân sự khi đảm nhận vai trò này cần thực hiện các bước lưu giữ thông tin của từng nhân viên trong công ty cũng như bảo mật các thông tin đó. 

2.4. Hoạt động quản lý các tài sản, thiết bị doanh nghiệp

Đối với vị trí này công việc của nhân viên hành chính nhân sự sẽ bao gồm:

  • Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị của công ty cũng như tiếp nhận các báo cáo liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại. Nếu máy hỏng hoặc lâu quá chưa bảo trì có thể dẫn đến hư hại. Thì nhân viên hành chính nhân sự sẽ đề ra chính sách hoặc công văn cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc của nhân viên tại tất cả bộ phận.
  • Nắm được các nhu yếu phẩm cần thiết để phục vụ cho quá trình làm việc của tất cả phòng ban. Hằng tháng nhân viên hành chính nhân sự sẽ thực hiện mua mới cung cấp nhu yếu phẩm cho các phòng ban trong công ty.

2.5. Xử lý bảng lương

Xử lý bảng lương cũng là việc của hành chính nhân sự
Xử lý bảng lương cũng là việc của hành chính nhân sự

Quản lý hoặc xử lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng phải thực hiện tốt. 

Các vấn đề liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm cả việc chấm công hàng ngày cho các nhân viên trong công ty. Khi xử lý bảng lương cần đảm bảo lập danh sách lương đầy đủ, thưởng cho nhân viên xuất sắc. Tại nhiều công ty nhỏ nhân viên hành chính nhân sự – hcns sẽ thực hiện việc lập bảng lương cũng như chi trả tiền lương cho nhân viên đúng hạn theo quy định của công ty.

3. Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự gồm những gì?

Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự
Cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính Nhân sự

Một phòng hành chính nhân sự – hcns sẽ gồm có 4 vị trí khác nhau:

3.1. Tiếp nhận hồ sơ xử lý thông tin nhận được

Nhân viên đảm nhận công việc hành chính nhân sự này, sẽ bao gồm tiếp nhận hồ sơ, xử lý thông tin, chuyển đến lãnh đạo có thẩm quyền giải quyết.

Bên cạnh đó, nhân viên hành chính còn phụ trách đảm bảo môi trường làm việc lành mạnh trong công ty, cũng như thỏa mãn các nhu cầu thiết yếu của nhân viên

3.2. Đào tạo và phát triển nguồn lực phát triển công ty.

Nhân viên đào tạo và phát triển nhân sự, ở vị trí này nhân viên hành chính nhân sự sẽ góp phần phát triển lâu dài của doanh nghiệp, đào tạo và phát triển nhân sự mới thúc đẩy kinh doanh của công ty. 

Ngoài ra tại vị trí này bạn phải đánh giá chất lượng công việc đã hoàn thành trong một ngày từ đó kết luận nhân viên nào đạt hiệu quả trong công việc, nhân viên nào không.

3.3. Quản lý và xử lý bảng lương

Nhân viên quản lý và xử lý tiền lương, công việc tại vị trí này của nhân viên hành chính nhân sự được hiểu cơ bản là quản lý mức lương, thưởng. Công việc này cũng bao gồm tìm ra chính sách bảo hiểm tốt nhất cho người lao động trong công ty. 

3.4. Trưởng phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm gì?

Trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ nắm giữ nhiều trọng trách trong công ty
Trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ nắm giữ nhiều trọng trách trong công ty

Trưởng phòng hành chính nhân sự hay còn gọi là quản lý hành chính nhân sự đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp Ban Giám đốc đưa ra các quyết định về nhân sự tốt hơn. Bên cạnh việc giám sát bảo đảm hiệu suất trong phòng ban hành chính nhân sự. Trưởng phòng nhân sự còn phải thực hiện công việc xây dựng và kiểm nghiệm các chiến lược nhân sự phù hợp trong việc phát triển doanh nghiệp. 

4. Kỹ năng yêu cầu của Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Sau đây là các kỹ năng bạn cần có để làm tốt các công việc hành chính nhân sự phải làm

4.1. Kỹ năng nghiệp vụ – Kiến thức về hành chính nhân sự

Khả năng giao tiếp

Kỹ năng nghiệp vụ chính của một nhân viên hành chính nhân sự đó là khả năng giao tiếp. Nếu bạn muốn tiến xa trong ngành này thì việc có thể hòa giải mọi tình huống trong công việc là một kỹ năng rất cần thiết.

Kế tiếp là đa chức năng

Nhiều công ty sẽ có phòng hành chính nhân sự tổng hợp ít nhân lực để giảm bớt chi phí. Nên bạn cần phải biết lập kế hoạch cũng như giải quyết các giấy tờ liên quan đến công ty. Quản lý công việc của các phòng ban khác nhằm báo cáo hiệu suất làm việc của công ty cho cấp trên.

Các kỹ năng cần thiết trong ngành hành chính nhân sự

Kỹ năng tổ chức sự kiện, hoạt động của công ty

Để làm được điều này bạn phải là một người có khả năng thuyết trình tốt, làm slide bắt mắt. Hiểu được nội bộ của công ty nhằm đưa ra các trò chơi giải trí, kết nối tất cả nhân viên trong sự kiện mà công ty tổ chức

4.2. Kỹ năng bổ trợ

Thành thạo tin học văn phòng

Nhân viên hành chính nhân sự sẽ phải giám sát tiến độ công việc của các nhân viên phòng ban khác, thực hiện lập và lưu trữ các giấy tờ,… 

Các công việc này diễn ra hằng ngày nhờ có sự trợ giúp của máy tính và Internet, do đó thành thạo tin học văn phòng là một điều kiện bắt buộc để hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình một cách tốt nhất. 

5. Cơ hội của ngành hành chính nhân sự trong thời điểm hiện tại

Cơ hội của ngành hành chính nhân sự trong thời điểm hiện tại
Cơ hội của ngành hành chính nhân sự trong thời điểm hiện tại

Hiện tại có hàng ngàn công ty tại Việt Nam đang thiếu hụt nhân sự, và đặc biệt hơn là ngành hành chính nhân sự

Rất nhiều công ty lớn sẽ chi một số tiền cực khủng cho những nhân tài trong công việc hành chính nhân sự, vì thiếu hụt nhân sự ngành này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến năng suất cũng như hoạt động kinh doanh tại công ty.

Theo nhiều người chia sẻ rằng nếu có kinh nghiệm từ 5 – 10 năm thì bạn hoàn toàn có thể lên chức Trưởng phòng hành chính nhân sự nếu đủ năng lực.

6. Mức lương trung bình của nghề hành chính nhân sự

Hành chính nhân sự – hcns được đánh giá là nghề có mức lương cao, do công việc này đòi hỏi cao nhiều tố chất cũng như kỹ năng khác nhau. 

Một nhân viên đảm nhận công việc hành chính nhân sự bình làm việc toàn thời gian sẽ có lương dao động từ 7 cho đến 10 triệu tùy theo kinh nghiệm đã có và thời gian làm việc. 

Mức lương dành cho các trưởng phòng hành chính nhân sự tại các công ty lớn sẽ dao động từ 15 – 20 triệu thậm chí có thể lên tới 25 triệu một tháng. Đây là con số mà nhân viên hành chính nhân sự nào cũng hướng tới.

7. Câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự

 Câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự
Câu hỏi phỏng vấn hành chính nhân sự

7.1. Hãy giới thiệu một chút về bản thân bạn

Đây là một câu hỏi rất chung trong tất cả các cuộc phỏng vấn không chỉ riêng trong nghề hành chính nhân sự, thường câu hỏi này sẽ rà soát khả năng ứng biến của bạn. Tại câu hỏi này người phỏng vấn muốn biết bạn có kinh nghiệm làm việc và có thể đóng góp được gì cho công ty. 

Nên trước khi phỏng vấn cho ngành hành chính nhân sự bạn hãy chuẩn bị câu hỏi này thật kỹ càng nhất nhé

7.2. Lý do bạn quyết định lựa chọn vị trí hành chính nhân sự

Đối với câu hỏi này người phỏng vấn muốn biết động cơ cũng như sự đam mê của bạn cho ngành hành chính nhân sự. Vì đây là một công việc đặc thù phải biết cách cư xử, tùy cơ ứng biến tốt nên việc người phỏng vấn thu thập được thông tin này từ bạn sẽ có thể đánh giá năng lượng phát triển của bạn trong ngành này.

Vì thế đây thường sẽ là câu hỏi thứ 2 hoặc 3 trong lúc phỏng vấn để ứng tuyển cho vị trí hành chính nhân sự – hcns.

7.3. Bạn đã từng sa thải ai chưa? Cảm xúc của bạn thế nào?

Nếu gặp câu hỏi này bạn phải thật sự khôn khéo trả lời, vì đây sẽ là câu hỏi quyết định đạo đức của bạn đối với ngành hành chính nhân sự. Một người làm tại vị trí này ngoài các kỹ năng chuyên môn ra thì còn phải chuẩn bị cho mình một đạo đức tốt để khi ứng xử sẽ lấy được lòng đối phương.

Câu hỏi này với câu hỏi bạn đã từng phỏng vấn ai chưa sẽ là hai câu hỏi chính cho vị trí hành chính nhân sự. Nếu bạn là một người có kinh nghiệm trong ngành này thì chắc chắn hai câu này sẽ không làm khó được bạn.

8. Tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu?

Tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu là tốt nhất trong thời điểm hiện nay?
Tìm việc làm hành chính nhân sự ở đâu là tốt nhất trong thời điểm hiện nay?

8.1. Taipei101

Nếu bạn vừa mới tốt nghiệp hoặc đang tìm một công ty để thực tập cho ngành hành chính nhân sự. Thì bạn có thể truy cập vào Taipei101 để tham khảo các thông tin về ngành này, cũng như các thông tin tuyển dụng.

Với kinh nghiệm nhiều năm làm việc trong lĩnh vực tuyển dụng thì Taipei101 được rất nhiều công ty lớn tin tưởng để đặt thông tin tuyển dụng tìm kiếm các vị trí văn phòng như hành chính nhân sự, digital marketing, design,…

Dĩ nhiên với sự tin tưởng từ các công ty lớn nên khi ứng tuyển vào các vị trí trên Taipei101 mức lương bạn nhận được sẽ cao hơn so với các công ty vừa và nhỏ.

8.2. Các hội nhóm Facebook

Ở các hội nhóm xin việc làm ở Facebook thì bạn cần chuẩn bị một chiếc CV đẹp để đăng tin ứng tuyển trên các nhóm. Tại đây các nhà tuyển dụng sẽ chủ động liên lạc với bạn nếu thấy kinh nghiệm bạn phù hợp với công ty của họ.

Vì thế đây được xem là một nơi xin việc làm hành chính nhân sự tốt trong khoảng thời gian gần đây, vì bạn có thể tự chủ động lựa chọn công ty mình muốn ứng tuyển vào thay vì rải CV đi khắp nơi.

8.3. Rải CV ở các Website

Rải CV để ứng tuyển vị trí hành chính nhân sự
Rải CV để ứng tuyển vị trí hành chính nhân sự

Vào những năm gần đây các website tuyển dụng đã mọc lên rất nhiều, dù nó mang tính tiện lợi là bạn có thể kết nối với nhà tuyển dụng nhanh. Nhưng nó vẫn có một số bất lợi về việc bảo mật thông tin cá nhân. 

Luôn cả những Website tuyển dụng lớn họ vẫn sẽ bán thông tin của bạn cho một bên khác để kiếm thêm thu nhập. Vì thế việc tìm kiếm việc làm hành chính nhân sự bằng cách này vừa có mặt tốt và mặt xấu.

9. Kết luận

Bài viết trên đã tổng hợp lại một số thông tin về ngành hành chính nhân sự. Bây giờ bạn đã hiểu rõ công việc và mức lương của ngành này, nên bạn hãy truy cập vào website Taipei101 để tìm kiếm cho mình một vị trí phù hợp trong ngành hành chính nhân sự nhé.

Bài viết có hữu ích không?

Nhấp vào một ngôi sao để đánh giá!

Điểm đánh giá 5 / 5. Số phiếu bầu: 2

Chưa có phiếu bầu nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

Bài viết liên quan
Top 5 khóa học hành chính nhân sự miễn phí trực tuyến uy tín
Blog chia sẻ kinh nghiệmCẩm nang việc làmHành chính nhân sự
Lĩnh vực HR luôn đòi hỏi các bạn không ngừng phát triển. Đây chính là lý do tại sao tham gia các khóa học hành chính nhân sự miễn phí. Xem ngay!
Trở thành Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự cần điều kiện gì?
Blog chia sẻ kinh nghiệmCẩm nang việc làmHành chính nhân sự
Vị trí Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự (HR Specialist) thu hút được nhiều ứng viên quan tâm bởi sự năng động và linh hoạt. Click để xem chi tiết ngay!
Công việc nhân viên văn phòng và chi tiết cơ hội việc làm
Blog chia sẻ kinh nghiệmCẩm nang việc làmHành chính nhân sự
Khi nhắc tới công việc nhân viên văn phòng, nhiều người nghĩ tới công việc "an nhàn" bên các chồng giấy tờ và máy móc in,...có đúng không? Click xem ngay!