Trở thành Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự cần điều kiện gì?

Ngày đăng: 19-08-2022

Taipei101

Vị trí Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự (HR Specialist) thu hút được nhiều ứng viên quan tâm bởi sự năng động và linh hoạt. Vậy điều kiện cần để trở thành chuyên viên nhân sự là gì? Làm sao để trở thành chuyên viên nhân sự tổng hợp xuất sắc thì điều này không phải ai cũng biết. 

Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết hơn về ngành nghề này ngay trong bài viết bên dưới nhé!

1. Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự được hiểu là gì?

Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự (Administrative – HR Specialist) có nghĩa là làm việc trong bộ phận hành chính nhân sự, là người phụ trách tất cả các nhiệm vụ hành chính và tuyển dụng tại doanh nghiệp/ tổ chức. Ở những công ty, doanh nghiệp lớn thì họ có thể chia ra thành các nhân viên/ chuyên viên bộ phận hành chính và bộ phận nhân sự riêng biệt nhưng đa số họ vẫn đảm nhiệm các công việc chung.

Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự được hiểu là gì?
Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự được hiểu là gì?

Chuyên viên hành chính và nhân sự sẽ đảm bảo không gian văn phòng cung cấp môi trường làm việc tốt nhất cho nhân viên. Họ hỗ trợ cả các nhiệm vụ của phía lễ tân, in ấn, chuẩn bị tài liệu, phụ trách hướng dẫn các nhân viên mới các thủ tục hành chính, quy định và chính sách của công ty.

Đồng thời đảm bảo rằng tất cả nhân viên cũ đều tuân thủ. Ngoài ra, chuyên viên bộ phận hành chính nhân sự cũng có thể tổ chức các sự kiện, tham gia truyền thông nội bộ của công ty và hỗ trợ/ phụ trách tuyển dụng nhân sự mới.

2. Những công việc mà Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự cần phải làm

Công việc cụ thể của từng người Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự phụ thuộc vào quy mô và cơ cấu phát triển cũng như nhân sự của từng doanh nghiệp. Nhìn chung, các trách nhiệm chính của vị trí có chuyên ngành này sẽ gồm có:

Những công việc mà Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự cần phải làm
Những công việc mà Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự cần phải làm

2.1. Công việc hành chính nhân sự trong bộ phận văn phòng

Công việc này được hiểu đơn giản chính là việc hành chính nhân sự chung của tất cả thành viên nào tham gia đều phải chịu trách nhiệm, nó bao gồm:

  • Chuyên viên hành chính này sẽ thực hiện những công việc liên quan về quản lý hồ sơ, sắp xếp hồ sơ một cách đơn giản khoa học, để dễ tìm và ngăn nắp nhất.
  • Họ sẽ có trách nhiệm lưu trữ văn bản, hồ sơ bao gồm cả bản dữ liệu cứng và bản mềm.
  • Là người quản lý cơ sở dữ liệu và cập nhật mọi dữ liệu trong máy tính như thư đến, thư đi các hợp đồng lao động của công ty/ doanh nghiệp và những hợp đồng khác.
  • Công việc của Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự còn phải làm đó là tạo ra các biểu mẫu phục vụ cho công việc quản lý một cách có hệ thống và khoa học.
Công việc hành chính nhân sự trong bộ phận văn phòng
Công việc hành chính nhân sự trong bộ phận văn phòng

2.2. Tuyển dụng

Tiếp theo, trong công việc tuyển dụng, chuyên viên ban hành chính nhân sự cần phải làm những việc cơ bản như sau:

  • Công việc chuyên viên nhân sự là việc xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng, tuyển dụng khi công ty/ doanh nghiệp thiếu nhân lực và cần bổ sung nhân lực.
  • Là người làm việc, liên hệ với tất cả những đơn vị cung cấp dịch vụ đăng tin tuyển dụng, để tuyển dụng cho công ty.
  • Bên cạnh việc đảm bảo tuyển dụng vào đủ số lượng cho công ty, công việc của chuyên viên nhân sự còn thực hiện cả việc vận hành và hệ thống lương thưởng và chế độ đãi ngộ riêng khác theo quy định của công ty.
Công việc bộ phận hành chính nhân sự - Tuyển dụng
Công việc bộ phận hành chính nhân sự – Tuyển dụng

2.3. Một số công việc theo yêu cầu của cấp trên

Ngoài 2 công việc chính được kể bên trên, một người chuyên viên nhân sự cũng sẽ đảm nhiệm một số việc cụ thể như:

  • Người chuyên viên làm về khâu nhân sự sẽ tham gia hoạt động xây dựng và giám sát hệ thống quản trị, giám sát các việc thực hiện quy định của mỗi nhân viên, từng phòng ban quản lý để đảm bảo nắm bắt được tình hình nhân sự của công ty.
  • Công việc của Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự còn có nhiệm vụ là người theo dõi trực tiếp, cập nhật và quản lý hồ sơ, danh sách lao động doanh nghiệp để có những bổ sung nguồn nhân lực thích hợp cho doanh nghiệp.
  • Hỗ trợ chấm công cho nhân viên, tính bảng lương cho công ty.
  • Thực hiện một số công việc khác theo yêu cầu của bộ phận cấp trên.
Một số công việc theo yêu cầu của cấp trên
Một số công việc theo yêu cầu của cấp trên

3. Mức lương trung bình khi bạn trở thành Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

Bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo ngay mức lương của chuyên viên nhân sự hiện nay là bao nhiêu nhé!

  • Theo thống kê của chúng tôi mức lương trung bình của vị trí Chuyên Viên ban Hành Chính Nhân Sự dưới 1 năm kinh nghiệm hiện nay sẽ là 7.5 triệu VNĐ. 
  • Mức lương vị trí Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự từ 1 đến 4 năm kinh nghiệm trung bình sẽ là con số 10.2 triệu VNĐ.
  • Mức lương vị trí Chuyên Viên ban Hành Chính Nhân Sự có kinh nghiệm từ 5 đến 9 năm trung bình sẽ là 12.4 triệu VNĐ.
Mức lương trung bình khi bạn trở thành Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự
Mức lương trung bình khi bạn trở thành Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự

4. Làm thế nào để có thể trở thành một Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự?

Theo nhận định của chúng tôi, dưới đây chính là những tố chất để giúp các bạn trở thành chuyên viên ban hành chính nhân sự. Đừng bỏ lỡ nhé!

4.1. Kỹ năng

Để có thể trở thành một Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự, các bạn nhất định phải có cho mình các kỹ năng cơ bản từ giao tiếp, truyền đạt thông tin hiệu quả đến kỹ năng hòa giải. 

Bởi vì ngành này đòi hỏi các bạn phải tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau. Là cầu nối quan trọng giữa quản lý và nhân viên, vậy nên bạn phải biết cách lắng nghe, khuấy đảo không khí và trò chuyện cùng với mọi người. Bạn không chỉ là một người đại diện cho nhân viên mà còn là cả gương mặt của cả công ty.

Có kỹ năng năng chuyên môn tốt
Có kỹ năng năng chuyên môn tốt

Bên cạnh đó, các bạn cũng là người cung cấp thông tin và giải đáp tất cả thắc mắc cho nhân viên. Khi họ có bất cứ vấn đề nào chẳng hạn như xin nghỉ việc làm hay khiếu nại vấn đề lương, nhận thưởng, họ sẽ tìm đến bạn đầu tiên. Do đó, một người không khéo léo trong giao tiếp, hòa giải sẽ khó có thể đảm nhiệm công việc này.

4.2. Trình độ

Khả năng quan trọng tiếp theo mà Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự cần có được đó chính là trình độ. Nói dễ hiểu hơn là khả năng đánh giá và định hướng cho nhân viên. Cho dù ở vị trí nào đi chăng nữa thì những người làm chuyên viên nhân sự phải làm việc với con người và cần củng cố, phát triển nguồn nhân lực. 

Vì vậy, những người làm ở vị trí này luôn luôn cần phải biết khai thác và đánh giá năng lực của các thành viên khác một cách đúng đắn và có thể vạch ra lộ trình phát triển của mỗi nhân viên. Dựa trên những phân tích, đánh giá điểm mạnh và yếu của từng nhân viên để đánh giá đúng năng lực từ đó vạch ra lộ trình đào tạo riêng. 

Trình  độ độ chuyên môn sâu rộng 
Trình  độ độ chuyên môn sâu rộng

4.3. Bằng cấp

Yếu tố cuối cùng chúng tôi muốn nhắc đến của một Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự đó chính là bằng cấp. Đây chính là điểm then chốt để trở thành một chuyên viên nhân sự xuất sắc.

Chuyên viên nhân sự không chỉ lưu loát khi giao tiếp mà còn cần cả trên văn bản. Họ phải sử dụng thành thạo tin học văn phòng để chuyên nghiệp hóa việc quản lý và xử lý thông tin nhân sự. 

Bên cạnh đó trong thời đại toàn cầu hóa, bằng cấp ngoại ngữ là điều vô cùng cần thiết. Để làm trong các tập đoàn lớn và nhận được mức đãi ngộ tốt thì người làm nhân sự cần phải giỏi ngoại ngữ. 

Hãy hình dung nếu như nhân viên của các bạn là người nước ngoài và bạn không thể dễ dàng trao đổi, giao tiếp được với họ hoặc là phải xử lý những văn bản nước ngoài dài ngoằng. Vì vậy việc có bằng cấp chuẩn chỉnh và giỏi ngoại ngữ không chỉ giúp các bạn giải quyết được công việc mà còn được mọi người đánh giá cao.

5. Kết luận

Muốn trở thành Chuyên Viên Hành Chính Nhân Sự hay bất kỳ vị trí nào cũng vậy, các bạn không thể thụ động hay chỉ chờ đợi một “vận may” đến với sự nghiệp của chính mình. 

Hãy chủ động, tích cực tìm tòi, trau dồi thêm kiến thức, kỹ năng qua nhiệm vụ các thực tế, xây dựng nhiều mối quan hệ tốt đẹp với những người xung quanh và đừng quên thử thách bản thân mình để có thêm động lực phát triển bạn nhé. Chúc bạn thành công!

Bài viết có hữu ích không?

Nhấp vào một ngôi sao để đánh giá!

Điểm đánh giá 5 / 5. Số phiếu bầu: 2

Chưa có phiếu bầu nào! Hãy là người đầu tiên đánh giá bài viết này.

Bài viết liên quan
Giới thiệu Ku789 – cổng game cá cược trực tuyến hàng đầu
Blog chia sẻ kinh nghiệm
Bạn muốn xem thông tin giới thiệu Ku789 chi tiết để yên tâm hơn trước khi đầu tư vào cổng game tiềm năng này. Chi tiết ở bài viết!
Tuyển dụng digital marketing manager ở đâu và các tố chất cần có
Blog chia sẻ kinh nghiệmCẩm nang việc làm
Cơ hội tuyển dụng digital marketing manager tại nước ngoài đang rộng mở cho các ứng viên xuất sắc. Nắm bắt vị trí phù hợp trong bài viết ngay.
Tuyển dụng thực tập sinh digital marketing ở đâu và những điều cần biết
Blog chia sẻ kinh nghiệmCẩm nang việc làm
Tìm thông tin tuyển dụng thực tập sinh digital marketing ở đâu là uy tín và cập nhật liên tục? Hãy đọc bài hướng dẫn chi tiết bên dưới.